חברת כרמל מציעה לבעלי עסקים ולארגונים להפוך ל-Paperless, ולהעביר את כל מילוי הטפסים לנייד. "בכמה שקלים בודדים בחודש אפשר לוותר על מדפסות, סורקים ונייר, ולייעל תהליכים. הלקוחות שלנו מצליחים לסגור עסקאות ולמלא טפסים במהירות, עם לינק שנשלח לנייד"

חברות וארגונים יודעים שלפעמים מספיק משהו קטן בשביל להרוס עבודה רבה. בלא מעט מקרים, הניירת וכל תהליך ההעברה שלה לגורמים אחרים בארגון או ללקוחות, יכולה לטרפד עסקאות שלמות בגלל שהיא לא מותאמת למה שהלקוחות מצפים, או פשוט קשה מדי למילוי.

"היום, כמעט הכל נעשה מהנייד שלנו", מסבירה ליאת אמיר, סמנכ"לית השיווק בחברת כרמל טק. "כשמכניסים טופסולוגיה עם ניירת מסורבלת, סריקה, מילוי בכתב יד ושליחה – יש הרבה דברים בדרך שיכולים לפגוע בתהליך של הרישום או העסקה והלקוחות פשוט מתייאשים ונוטשים. ראינו את הצורך הזה בשטח וכמה הוא קריטי לעסקים וחברות ופיתחנו את הטכנולוגיה של 'Tofsy' שמאפשרת להעביר כל טופס שקיים לפורמט של טלפון נייד".

להפוך לארגון ללא נייר

מאז פיתחה את הטכנולוגיה שלה, עובדת כרמל עם חברות מוכרות במשק כמו חברת 1G, דה מרקר, קציני ים, טדי הפקות, סימנס ועוד חברות בתחומי החינוך, הפיננסים, ההובלות וכדומה. "המערכת שלנו מותאמת לכל עסק קטן עד גדול שרוצה להיפטר מהצורך בניירת – גם אם מדובר על טופס בודד.

"יש לנו פתרון קל ונוח שיודע להפוך כל סוג של טופס, בין אם הוא הכי בסיסי ובין אם נחשב מורכב מאוד, לטופס שניתן למלא ולקרוא בנוחות על גבי צג הנייד מבלי לגלול ימינה ושמאלה", מסבירה אמיר. "העלות החודשית של השירות שלנו עומדת על שקלים בודדים ומאפשרת בעצם לכל חברה לקבל טכנולוגיה מתקדמת שתשדרג אותה מבלי להוציא הון.

"בזכות המערכת הזו, הלקוחות שלנו לא שומעים יותר תירוצים למה הלקוחות שלהם לא הגיעו למלא את הטופס – הם מעבירים לינק למילוי וחתימה ומקבלים את הטופס ממולא וחתום, בלי צילומים מטושטשים בוואצאפ, בלי כתב יד לא ברור ומבלי לאבד לקוחות בגלל קושי במילוי. לקוחות שעוברים את התהליך איתנו נדהמים כאשר הם מבינים את העלות מול התועלת ומיד ממשיכים להעביר לנייד את כל מה שאפשר.

"בנוסף, בניגוד למערכות גנריות, אצלנו אין בעיה לעשות התאמה ללקוח לפי דרישה, גם אם מדובר על טפסים מורכבים כמו טפסי בקרת איכות. הכל מאוד טכנולוגי מהצד שלנו, אך פשוט ומהיר לצד של הלקוח שמקבל את הכל בצורה שהוא הגדיר כ-PDF או אקסל למייל או ישירות למערכת ה-CRM או ה-ERP שלו. השירות שלנו מייתר את הצורך בהדפסות ובסורקים ובניגוד למערכות כלליות אחרות אנו יכולים גם להתקין את מערכת Tofsy על שרתי הלקוח במידה ואלו דרישות שלו".

"לא חייבים גישה טכנולוגית"

אך כרמל לא עוסקת רק בשינוי הפורמט של הטפסים, אלא מציעה ללקוחות שלה ייעוץ מקיף לייעול תהליכים עסקיים שמוצרי מדף לא יכולים לעשות. "הפתרון שלנו מותאם בדיוק לצרכים של הלקוח שמולו אנחנו עובדים", מסבירה ליאת. "יש לנו מיישמים שיודעים לספק פתרונות יצירתיים כדי להפוך כל תהליך עסקי בחברה לפשוט ומתקדם שיקל כמה שיותר על הלקוחות וככה יביא לסגירת עסקאות גדולה יותר".

איך למשל?

"למשל, בבית הספר לקציני ים היו אינספור טפסים שההורים היו צריכים למלא בתהליך הרישום ואחר כך לסרוק אותם למערכת. הפכנו את כל התהליך לקליל עבור ההורים בכניסה ישירות מהנייד ובמילוי אוטומטי. לאחר המילוי, כל הטפסים החתומים עוברים ישירות למזכירות ונכנסים למערכת הארגונית מבלי שצריך לעשות כלום".

למי עוד הפתרון הזה רלוונטי?

"בגדול, לכל חברה או עסק שעדיין עובדים עם ניירת", אומרת אמיר. "מכללות שרוצות לייעל תהליכי הרשמה, אנשי שטח ואנשי בקרת איכות שממלאים דוחות. היה לנו מקרה שבו חברה של מהנדסי חשמל היו מגיעים אחת לחודש למשרדי החברה ומגישים את כל יומני העבודה שמילאו בכתב יד למזכירות והתוצאה היתה שבקשת התשלום התעכבה.

"כשהם עברו למערכת של 'Tofsy', הכל עבר אונליין בזמן אמת דרך הניידים של אנשי השטח ובקשת התשלום נשלחה באופן מיידי. במקרה הזה אגב, כמעט כל עובדי החברה היו גברים בשנות ה-50 לחייהם והם הסתדרו מצוין עם המערכת. אנחנו מקפידים לייצר טופס שהוא פשוט למילוי גם למי שאין לו שום גישה טכנולוגית או אצבעות של נגני פסנתר", היא אומרת בחיוך.

המטרה: יעול ושיפור תהליכים עסקיים

כרמל ממוקמת בחיפה והוקמה על ידי דורון כהן, לשעבר בכיר בחברת HP ומנכ"ל קבוצת רד-בינ"ת. החברה עובדת עם לקוחות בכל רחבי הארץ וכל השירות שלהם נעשה מרחוק. "אנחנו שומרים על יעילות גבוהה ולא מבזבזים זמן. יש לנו את הכישורים להבין לעומק את הצרכים של כל עסק באמצעות המיישמים שלנו וככה אנחנו מצליחים לתת שירות מצוין במחירים נוחים מאוד", מדגישה אמיר.

"העולם הולך לכיוון ירוק וסביבתי יותר. בעתיד לא נראה יותר מילוי וחתימה על ניירת, אנחנו כאן כדי להביא את הפתרון הטוב ביותר כבר עכשיו ולהכין את החברות והעסקים למחר. בזכות השירות שלנו יש לכל עסק קטן וגדול את היכולת לספק ללקוחות שלו תהליך מילוי, רישום ותיעוד פשוט ונוח דרך כל נייד ובמהירות.

"התוצאה היא ששני הצדדים מרוצים – הלקוחות מנוחות התהליך ואילו העסקים, מכך שממלאי הטפסים למיניהם לא מביעים התנגדות וממלאים בקלות את הטופס ובכך מסייעים לתהליכי היייעול בחברה".